各单位、各部门：
按照《高等学校档案管理办法》的规定，请各单位各部门根据《景德镇学院部门归档范围》要求，做好2022年度档案材料收集整理和移交工作，现就有关事项通知如下：
一、收集的范围
（一）凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本部门工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。
（二）收集的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
（四）各类重大考核、评建、评估等活动的相关材料。
（有关归档范围，详见档案馆网站归档指导栏目《部门归档范围》中的具体说明）
二、收集的要求
（一）请各单位对收集工作给予高度重视，认真做好2022年度形成的具有保存和利用价值，需作为档案保存材料的收集、整理工作。保证移交档案材料收集齐全、完整（特别是各类重大活动及会议的文稿图片、影像资料的收集和归档）。
（二）凡各单位各部门产生的文件，由本单位负责收集；如涉及多个单位的，则由主办部门负责收集。
（三）收集的纸质文件材料必须是加盖公章的原件，复印件原则上不归档。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。移交目录顺序应与纸质材料一致。
（四）声像档案：录音、录像带、录影光盘、数码照片等均应贴上标签, 必须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者。
（五）实物档案：标明名称、获得时间和颁发（赠）单位。
（六）单位及个人原则上不保留任何档案，如工作需要备查的可保留复印件。
三、收集后的移交与保管
（一）各二级学院兼职档案员负责对本部门档案材料进行收集和整理，按类别编目装盒，并集中存放保管，以备学校统一检查,具体检查时间另行通知（检查内容和评分标准见附表三）。
（二）各职能部门兼职档案员负责材料的收集、整理和移交；
1．移交时要附《档案移交目录表》（一式二份），《卷内文件目录表》（只要一份，按市档案局要求，每页固定18行，不要随意增减）。《档案移交目录表》由移交人签字并加盖移交部门公章。
2.附件三中的《景德镇学院各部门（学院）归档工作检查验收表》，请各部门认真结合本部门实际，客观公正作出自评，由兼职档案员和分管领导签字，加盖公章后随档案移交时一并上交。
3.《档案移交目录表》和《卷内文件目录表》电子表请发档案馆邮箱jy_dag@163.com。
4.移交工作于2023年3月31日前全面完成。
5.校档案馆位于行政楼五楼，联系人：余晓燕（手机短号818806），办公电话2662262。
附件：
表一：
档案移交目录表.docx
表二：卷内文件目录表.docx
档案馆
2023年3月7日