各单位、各部门： 

按照《高等学校档案管理办法》的规定，请各部门根据《景德镇学院各类档案归档范围》要求，做好2021年度档案材料收集整理和移交工作，现就有关事项通知如下：

一、收集的范围

（一）凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本部门工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

（二）收集的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（四）各类重大考核、评建、评估等活动的相关材料。

（有关归档范围，详见档案馆网站归档指导栏目《部门立卷范围》中的具体说明）

二、收集的要求

（一）各单位应对收集工作给予高度重视，认真做好2021年度形成的具有保存和利用价值，需作为档案保存材料的收集、整理工作。保证移交档案材料收集完整、齐全（特别要注重各类重大活动及会议的文稿图片、影像资料的收集和归档）。

（二）凡各单位各部门产生的文件，由本单位负责收集；如涉及多个单位的，则由主办部门负责收集。

（三）收集的纸质文件材料必须是加盖公章的原件，复印件原则上不归档。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。移交目录顺序应与纸质材料一致。

（四）声像档案：录音、录像带、录影光盘、数码照片等均应贴上标签, 必须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者。

（五）实物档案：标明名称、获得时间和颁发（赠）单位。

（六）单位及个人原则上不保留任何档案，如工作需要备查的可保留复印件。

三、收集后的移交与保管

（一）各单位各部门负责材料的收集、整理和移交；

（二）各二级学院负责对本部门档案材料进行收集和整理，按类别编目装盒，并集中存放保管，以备学校统一检查,具体检查时间另行通知（检查内容和评分标准见附表二）。

1．移交时填写《档案移交目录表》（一式二份），移交人签字并加盖部门公章；

2.无档案材料移交的单位，须提交一份无档案移交的情况说明，单位负责人签字并加盖公章；

3.《档案移交目录表》电子表请发档案馆邮箱jy_dag@163.com。

4.移交工作于2022年4月28日前全面完成。

5.校档案馆位于行政楼五楼，联系人：余晓燕（手机短号818806），办公电话2662262。

附件：

表一：档案移交目录表.docx

表二：景德镇学院各部门（学院）归档工作检查验收细则.docx

                                                                             档案馆

              2022年3月29日