（景院发〔2020〕11号）

第一章  总则

第一条  为了加强学校档案工作，逐步实现档案工作规范化、现代化，不断提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研、行政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》等法律法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  学校档案是记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校各项工作和活动的真实记录和宝贵史料，具有十分重要的凭证作用和参考作用。

第三条  学校档案是指在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要事业，是学校的重要基础工作之一。学校要把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。各单位应当把档案工作列入重要的议事日程，加强领导，并把做好归档工作纳入有关人员的职责范围，作为检查工作的重要内容之一，以保护档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章  领导体制和机构设置

第五条  本校的档案工作由校长领导，其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。业务上接受上级档案行政管理部门指导、监督和检查。

第六条  学校设置档案馆，它既是本校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校各类档案的业务管理机构。

第七条本校档案馆的主要职责是：

（一）贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律法规和方针政策，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和任务。

（二）建立健全全校档案工作的规章制度和业务规范。

（三）严格执行有关档案的保密制度，加强库房的科学管理，确保档案实体安全、完整、准确、系统。

（四）负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管学校各类永久、长期的档案及有关资料（含电子文档）。

（五）做好档案的开放和利用工作，不断加强档案工作的规范化、标准化和信息化建设，更好地服务学校和社会发展。

（六）对全校档案工作实行统筹规划、组织和管理，负责全校专、兼职档案工作人员的业务培训，加强对各部门档案工作的监督、指导和检查。

（七）积极开展档案宣传、咨询活动，不断提高广大师生员工的档案法制意识，充分发挥档案的文化教育和爱国主义教育功能。

（八）组织开展档案理论和业务学术研究，组织参加档案工作研讨、协作与交流活动。

（九）围绕学校中心工作，完成学校交办的其它工作任务。

第八条  学校各部门须有一位负责人分工主管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，负责本单位形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。

第三章  档案队伍建设

第九条  学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，严守机密，勇于创新。具备档案业务知识和现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识，不断提高管理水平。

第十条  学校档案工作人员，编制数由学校根据本校规模及收藏档案数量等实际情况确定。

第十一条  学校档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家有关规定执行。

            第四章  经费、库房和设备

第十二条  学校档案事业所需经费，列入学校预算，本校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十三条  学校遵循方便利用、安全保管，有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房；存放声像特殊载体档案的库房，应配置恒温、恒湿设施。

第十四条  学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像及网络版档案管理软件等设备，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第五章  文件材料的归档、移交和接收工作

第十五条  学校应逐步完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十六条  学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查，验收、总结档案工作。

第十七条  学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有档案馆的人员参加，有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报，不予评奖。

第十八条  学校实行文件材料由形成部门、课题组立卷的制度，学校各部门要有一位负责人分管本部门的的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，负责本部门形成档案的立卷归档工作。各部门课题组形成的文件材料，一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订后将属于长期和永久保存的档案向学校档案馆移交。学校档案馆对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。

第十九条  部门、课题组立卷归档是本校档案工作的基本制度和基础，各有关部门必须分工明确、协同配合。各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

第二十条  本校文件材料的归档范围：

（一）党群类

主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与高校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类

主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与高等学校关于人事管理、行政管理的材料。   

（三）教学类

主要包括本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

（四）科研类

主要包括本校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励。推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

（五）基建类

主要包括本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

（六）仪器设备类

主要包括本校各种国产和国外引进的精密，贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。

（七）出版类

主要包括本校编辑出版的学报、校报。

（八）外事类

主要包括本校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)，出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。

（九）财会类

主要包括本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄，报表、工资清册等材料。

（十）声像类

主要包括反映本校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响，画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片，磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。

（十一）实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、校内外的团休，个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等)，以及其他有保存价值的实物。

第二十一条  归档的文件材料应质地优良、书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

第二十二条  案卷归档原则上按以下要求办理：

（一）归档时间

1、党政部门和按年度归档的部门，于翌年四月底前归档。

2、各教学部门和须按学年度归档的部门，于次学年寒假前归档。

3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档。

（二）档案移接手续

学校档案馆接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。

第二十三条  凡由各部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存自己与自己承担任务有关的正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十四条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交学校档案馆，集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理，对于个人向学校档案馆捐赠档案，视珍贵程度，学校可给予适当的奖励。

第二十五条  学校档案馆应注意向境内外征集与本校有关的有保存价值的各种档案、资料。

第二十六条  对调出及离、退休人员、在办理调离手续时，必须清还档案，没有学校档案馆签字，人事部门不得办理调离手续。

第六章 档案管理

第二十七条  学校各类档案都是学校的重要财富，由学校档案馆集中管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第二十八条  档案馆依据《高等学校档案实体分类法》，负责对本校档案进行分类、编号的排列。

第二十九条  学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

（一）永久：凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料，一是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。

（二）长期：凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为长期保管，它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六年至五十年左右。

（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年(含十五年)以下。

第三十条  校档案馆负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意，并造册报校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，

第三十一条  学校档案馆定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计，并依照有关规定，向省档案局、省教育厅办公室报送本校档案工作基本情况统计报表。

第三十二条  学校档案馆应建立严格的库房管理制度，并设有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施；要研究和改进档案的保护措施，对已破损，虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制；要有安全保密制度，对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校主管领导报告，及时处理。

第七章 档案的利用与开放

第三十三条  学校档案馆设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利用与编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十四条  学校档案馆开放档案，必须遵循下列规定：

（一）本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本校工作证，校外单位或个人，还须持有关单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录、复制；

（二）利用者要求复印档案，由档案馆负责办理；

（三）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条  本校档案属下列情况之一者，不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利和技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十六条  对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。 

第三十七条 档案馆采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站、开设档案课程等），积极开展档案宣传，使利用者了解档案的形成规律、利用价值和检索途径。

第八章 附 则

第三十八条  电子文件归档与电子档案管理办法另行规定。

第三十九条  本办法由校档案馆负责解释。

第四十条  本办法自发布之日起执行，原管理办法自动作废。