◆关于做好我校2020年部门档案归档移交的通知

作者: 来源:档案馆 发布时间:2021-03-10 14:04:31 阅读次数: 【字体: 】     
    
  

​​各单位、各部门,各二级学院: 

按照《高等学校档案管理办法》的规定要求,为做好我校一年一度的部门各类文件档案资料收集整理和移交入库工作,现就我校2020年度各单位、各部门的文件档案资料归档移交的有关事项通知如下:

一、关于归档的范围

(一)凡本部门在工作活动中直接形成的,能反映本部门工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

(三)以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

(四)各类重大考核、评建、评估等活动的相关材料。

(有关归档范围的其它相关内容,详见我馆网站《归档指导》栏目〈部门立卷〉的具体说明)

二、关于归档的要求

(一)各部门应对归档工作给予高度重视,认真做好本部门档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。

(二)凡各部门产生的文件,由部门负责归档;如涉及多个部门的,则由主办部门负责归档。(一份可归档的文件需由正稿、签发文稿和底稿三要素构成,其中正稿要盖有印章、签发文稿要有领导签发及日期、底稿一定要保存有领导修改或指出意见的草稿一并归档)

(三)归档的纸质文件材料必须是原件,复印件原则上不归档。请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料,以册(本)为单位移交。

(四)声像档案:录音、录像带、录影光盘、数码照片等均应贴上标签, 必须附有文字说明,内容包括事由(事件)、时间、地点、人物、拍摄者。

(五)实物档案:标明名称、获得时间和颁发(赠)单位。

(六)部门及个人原则上不保留任何档案,如工作需要备查的可保留复印件。

三、关于归档的保管与移交

(一)各二级学院按照归档范围与要求,整理归档后自行妥善保管,以备学校统一检查,具体检查时间要求等事宜另行通知。

(二)各部门按照归档范围与要求,整理归档后须统一移交档案馆,入库前交接双方当面核查验收,不符合要求的要退回归档部门返工。

1.移交时填写《档案移交目录表》(一式二份),部门移交人签字并加盖部门公章;

2.无档案材料移交的部门,须提交一份无档案移交的情况说明,部门负责人签字并加盖公章;

3.电子移交目录请发档案馆邮箱jy_dag@163.com

4.移交工作于2021年5月10日前全面完成。

5.校档案馆位于行政楼五楼,联系人:余晓燕(手机短号818806),办公电话2662262。

四、关于归档的结果考评

根据江西省档案局(7705号)文件精神和工作要求,自2020年始,全省档案安全工作已正式纳入综治考评范围。为此,我校一年一度部门档案归档保管和移交工作的结果也相应纳入我校各部门的综治考评,校档案馆将各部门归档并移交情况以及各二级学院归档并保管的检查情况,一并汇总后报送校平安建设领导小组办公室备案。

附件:(或从档案馆网站下载表格)

表一:《归档文件目录表

表二:《档案移交目录表》

 

 

 

 

                                                            档案馆

                                    2021年3月10日 

 

 

 

表一:            

卷内文件目录

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                                    景德镇市档案局监制



表二:

        档案移交目录(一式二份)

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移交人签字        移交单位公章            移交日期: 

 

      

接收签字        接收单位公章           时间: