各单位、各部门：
为加强学校重大活动和重大项目等档案的科学管理，确保学校档案齐全完整，有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《江西省档案管理条例》等有关法律法规及文件精神，校档案馆继续面向全校收集学校重大活动、项目（重大科研和重点建设、考核评估等）以及我校师生参加重大活动、重大项目等相关资料。现将归档事宜通知如下：
一、归档时间
活动类：活动结束后1个月内归档。
项目类：验收后2个月内归档。
二、归档内容
1.学校集体或个人获得的省级及以上各类先进表彰、奖励的资料、实物。
2.学校师生员工参加国内外重大活动，包括社会活动、学术活动、重要比赛或评比等形成的文件（含聘书、奖状、通知、贺电等）、实物（如作品、奖品、纪念品）和照片等。
3.与国内外研究机构、高等院校，与地方、校外企业交流合作的资料、实物。
4.省级及以上媒体报道学校的重要事件、活动、人物的特色资料。
5.学校各个时期，反映学校重大事件、重要人物、重大变化的文件和印刷品样本，包括著作、教材、实习大纲、实验指导书、考卷等；重大建设项目的各类文件，包括项目申报报告、招标文件、合同协议、设计文件、施工方案、工程验收文件等；教学、科研、党建等先进获奖证书以及使用过的印章、徽标、纪念章等。
6.重大科研项目。项目立项阶段、实施阶段、结题阶段资料，以及专项经费使用情况等相关材料；项目有关的图像、音频、视频等资料；项目任务下达方或委托方走访、调研、督查记录等其他资料。
7.各类重大考核、评建、评估等活动的相关材料。 8.其他具有较大史料价值的资料和实物。
三、归档载体
1.纸质文件材料（领导批示、文件材料、会议材料、报表简报、宣传报道等）及与其相对应的电子文件。
2.声像档案材料（照片、录音带、录像带、光盘等）及文字说明。
3.具有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗、纪念品、组织机构印章、赠送的礼品、题词等。
4.其他具有保存价值的档案材料。
四、归档方式
1.原件归档。
2.捐赠。捐赠后资料及实物档案所有权归学校。学校档案馆负责捐赠资料及实物档案的交接登记、妥善保管、择时陈列。对捐赠具有重要价值档案资料的捐赠者，在后期颁发捐赠荣誉证书，以致谢忱。
3.接受代管。对特别珍贵的资料和实物档案，本人（或亲属）有委托学校保存意愿的，学校档案馆可代为保管。
五、相关事宜
1.移交归档材料常年收集。
2.欢迎提供相关线索和宝贵意见建议。
3.移交归档（含捐赠）者在学校档案馆办理交接手续。交接清单一式两份，一份由归档单位（个人）保存，另一份由档案馆保存。
4.档案馆对收集到的档案资料进行分类、整理、编号，并妥善保管。
5.对有代表性的实物档案经挑选后，择时用于档案馆陈列或进行数字化后以图片或视频形式在网上共享。
六、联系方式
联系人：余晓燕 13767818806（短号818806）
姜鑫妍 18844103127
档案馆电话：0798-2662262 电子邮箱：jy_dag@163.com
